Nyheter 18 mars 2020

Checklista för arbetsgivare med anledning av coronautbrottet

Coronavirusets framfart är påtaglig på flera plan för företag, inte minst på det arbetsrättsliga. Det arbetsrättsliga området är komplicerat och kan vara svårt för arbetsgivare att överblicka i en pågående och starkt föränderlig situation som denna.

Denna artikel är uppdaterad den 17 augusti 2020

Vi har utifrån ett arbetsrättsligt perspektiv sammanställt viktig information från bland annat Datainspektionen, Arbetsgivarverket och Regeringskansliet för arbetsgivare att ta stöd av för att navigera i de olika frågeställningarna, av både juridisk och icke juridisk natur, som kan uppkomma.

Eftersom nya förslag till åtgärder förväntas presenteras av bland annat regering och myndigheter löpande ska denna checklista betraktas som en ögonblicksbild vid tidpunkten för uppdatering.

1. Vilka övergripande åtgärder bör arbetsgivare vidta?
Coronavirusets utbrott utgör en pågående och föränderlig händelse. Arbetsgivare bör därför skapa en uthållig struktur för kontinuerlig planering och omvärldsbevakning i syfte att snabbt kunna vidta åtgärder – såväl för höjd beredskap och nedtrappning av sådan. Dessa åtgärder kan innefatta att:

  • avdela en arbetsgrupp (exempelvis med representanter från HR, skyddsombud m.fl.) för att bevaka händelseutvecklingen i syfte att föreslå väl avvägda åtgärder till företagsledningen;
  • skapa ramar för hur information från myndigheter och företagsledningen ska kommuniceras till anställda;
  • ta fram och presentera riktlinjer för hur specifika frågor kopplat till Coronaviruset hanteras inom företaget och eventuella avsteg från normala rutiner (exempelvis vid hemarbete);
  • minimera påverkan av frånvaro från arbetet och ta fram en konsekvent handlingsplan för hur frånvaro hanteras; och
  • skapa en ledningsplan för att säkerställa kontinuitet i verksamheten om utbrottet skulle förvärras.

2. Vilka skyldigheter har jag som arbetsgivare och hur skyddar jag mina anställda?
Arbetsgivare har ett ansvar för arbetstagarens hälsa och säkerhet. Av särskild betydelse är Arbetsmiljöverkets föreskrifter avseende arbetsgivarens ansvar att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete genom att bedöma riskerna för ohälsa i sin verksamhet. Detta innebär att arbetsgivaren bör:

  • utföra en riskbedömning utifrån den verksamhet som bedrivs. Riskbedömningen bör mynna ut i åtgärder för hur företaget hanterar oron för smittspridning och åtgärder för att undvika att någon smittas i arbetet. Detta kan exempelvis ske genom instruktioner om tjänsteresor, deltagande på olika former av evenemang, inköp av handsprit, utökad städning eller instruktioner om handhygien;
  • beakta att de grundläggande reglerna på arbetsmiljöområdet gäller oavsett var arbetet utförs, vilket innebär att arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön även när arbetet utförs i hemmet;
  • beakta hantering av arbetstagare som enligt myndighetsanvisningar faller inom ramen för särskilda riskgrupper, exempelvis personer med nedsatt immunförsvar, gravida, etc.
  • involvera skyddsombud på arbetsplatsen i arbetet; och
  • informera alla arbetstagare om vad som gäller på arbetsplatsen.

3. Hur hanterar vi anställda som varit eller ska åka utomlands?
Vissa företag kan ställas inför situationer där anställda blir förhindrade att närvara på arbetsplatsen. Dessa situationer kan uppkomma av en mängd olika skäl som reserestriktioner, karantän, eller självkarantän kopplat till olika myndighetsföreskrifter. Arbetsgivare bör beakta följande:

  • Avseende resor till andra länder råder det fortsatt osäkerhet med anledning av hanteringen av Covid-19. UD:s bedömning är att det kommer fortsätta vara så under den närmsta tiden. UD kommer framöver att fatta beslut om reseavrådan var fjortonde dag med start den 15 juli 2020. Snabba beslut om ändringar kan dock alltid fattas vid andra tillfällen vid behov.
    Arbetsgivare bör därför hålla sig kontinuerligt uppdaterad gällande UD:s rekommendationer, exempelvis via UD:s hemsida vilken nås här.
  • En arbetsgivare har en ensidig rätt att besluta om att personer som har varit i riskområden, eller har exponerats mot smitta på annat sätt, stannar hemma (lön ska som utgångspunkt utgå vid sådana situationer).
  • Det bör föras en dialog med anställda som har återvänt från riskområden från vilket myndigheter uppmanar om självkarantän och försöka komma överens om att utföra arbete på distans.
  • Om det inte är möjligt för anställda att utföra arbete på distans, ta ett beslut för hur lön ska betalas, vilket tillämpas konsekvent inom företaget. Som utgångspunkt ska anställda erhålla lön om du som arbetsgivare fattar beslut om att anställda ska arbeta hemifrån efter hemkomst.
  • Vid beslut om hemarbete och förändringar i lön, sysselsättningsgrad eller omorganisering för att möta frånvaron, kan en förhandlingsskyldighet med fackförbund i enlighet med lagen om medbestämmande i arbetslivet och kollektivavtal föreligga före det att beslut fattas (läs mer nedan).
  • Beakta att förändringar i lön kan få negativa effekter så som att anställda undviker att berätta att de varit i riskområden eller blivit exponerade för smitta på annat sätt eller av ekonomiska skäl känner sig tvingade att komma till arbetsplatsen trots symptom.
  • Upprätthåll en tydlig kommunikation kring förväntningar på anställda.

4. Ska vi begränsa affärsresor?
Affärsresor är en naturlig del av företagande. I det läge som råder nu är sannolikt många affärsresor inställda. När situationen väl förbättras kan tidigare planerade resor åter aktualiseras. En arbetsgivare bör:

  • följa myndighetsanvisningar i berörda länder och avstå affärsresor till de länder för vilka exempelvis UD avråder från icke-nödvändiga resor. Som tidigare har nämnts har en arbetsgivare ett ansvar att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och att inte utsätta anställda för risker;
  • beakta att anställda kan uppleva en oro från att företa resor även till områden som inte inkluderas i UD:s, eller andra lokala myndigheters, avrådan. Här bör arbetsgivaren föra en dialog med anställda huruvida det är lämpligt att genomföra resan eller inte; samt
  • överväga att genomföra digitala möten i den utsträckning det är möjligt.

5. Vad gäller om en anställd vägrar att komma till arbetet?
Händelseutvecklingen skapar av naturliga skäl en oro hos anställda och individuella reaktioner. Vissa anställda kan vägra att infinna sig på arbetsplatsen på grund av oro för att smittas. I dessa lägen bör arbetsgivare beakta att:

  • det inte föreligger någon rätt för anställda att arbeta hemifrån eller att inte infinna sig för arbete på grund av oro för att smittas. Att vägra komma till jobbet kan under vissa omständigheter utgöra arbetsvägran och grund för avskedande;
  • det, trots det tidigare sagda, bör föras en dialog med den anställde och informera den anställde om vilka åtgärder för förebyggande av smittspridning som vidtagits på arbetsplatsen och eventuellt vidta ytterligare åtgärder. Därutöver kan det finnas skäl att hantera vissa anställda som befinner sig i en utpekad riskgrupp mer tillmötesgående; och
  • det är till allas fördel med tydlighet. Om det inte går att arbeta hemifrån ska den anställde i denna situation få besked

6. Vad gör vi om anställda blir sjuka i Covid-19?
Att en eller flera anställda blir sjuka i Covid-19 kan naturligtvis vara en skrämmande händelse, inte minst för den drabbade men även personer i dess närhet, och påkallar en omsorgsfull hantering. Företag bör ta fram en handlingsplan för om anställda eller någon anhörig insjuknar i Covid-19. Dessa bör inbegripa:

  • hur arbetsplatsen informeras om fallet. Eftersom information om en persons hälsa utgör en känslig personuppgift ska hänsyn tas till den enskildes integritet (läs mer under punkten GDPR nedan);
  • en plan för hur kontakten med den insjuknade bör skapas; och
  • en plan för hur den insjuknades arbetsplats eventuellt ska dekontamineras.

7. Vad gäller för ersättning vid frånvaro?
Olika situationer kan uppstå som föranleder en anställds frånvaro från arbetet. I kollektivavtal, vilket beskrivs utförligare nedan, kan särskilda bestämmelser finnas. Här följer bestämmelser som arbetsgivare bör känna till utan beaktande av kollektivavtalsreglering, nämligen:

  • att i fall där en anställd, utan att arbetsförmågan är nedsatt, måste avhålla sig från arbete på grund av att denne befaras bära på en smittsam sjukdom kan uppbära smittbärarpenning från Försäkringskassan. För att erhålla smittbärarpenning krävs att en läkare har beslutat att en anställd inte får arbeta om denne är, eller kan befaras vara, smittad av en samhällsfarlig sjukdom, dit Coronaviruset räknas. Smittbärarpenning ges utan karensdag och hanteras direkt av Försäkringskassan och arbetsgivaren är inte skyldig att betala någon ersättning (med reservation för eventuell reglering i kollektivavtal);
  • att den som har nedsatt arbetsförmåga på grund av en smittsam sjukdom, t.ex. Corona, har rätt till sjuklön från arbetsgivaren enligt lagen om sjuklön eller sjukpenning från sjukpenningförsäkringen, dvs. på samma sätt som när en anställd är sjuk i ”vanliga” fall. För arbetsgivare som inte har kollektivavtal innebär det t.ex. att dessa ska betala sjuklön för de 14 första dagarna och sedan tar Försäkringskassan över (efter ansökan om sjukpenning). Här ska nämnas att regeringen har beslutat om att staten tillfälligt tar hela kostnaden för alla sjuklönekostnader under april, maj, juni och juli. Arbetsgivaren ska betala ut sjuklön till sina anställda som vanligt, varpå Försäkringskassan i sin tur ersätter arbetsgivaren.
  • att karensavdraget för den första sjukdagen numera är slopad sedan den 11 mars till och med den 30 september 2020; och
  • att arbetsgivaren för närvarande är skyldig att utge sjuklön till den anställde de första fjorton dagarna som vanligt, samt göra ett karensavdrag. För närvarande gäller ett undantag från kravet på läkarintyg från och med dag 8. Arbetsgivaren kan därmed betala ut sjuklön dag 2-15 utan att behöva administrera ett läkarintyg. När den anställde ansöker om sjukpenning behöver denne nu lämna ett läkarintyg till Försäkringskassan först efter dag 21. Detta undantag gäller den som sjukanmält sig efter 13 mars.

8. Vad ska beaktas i förhållande till bestämmelser som följer av GDPR?
All behandling av personuppgifter ska följa de grundläggande principerna och vara förankrade i en rättslig grund, i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Uppgifter om en persons hälsotillstånd utgör en känslig personuppgift, vars behandling som utgångspunkt är förbjuden. Emellertid får arbetsgivare enligt dataskyddsregelverket behandla uppgifter om en anställds hälsa när det är nödvändigt för att arbetsgivaren ska kunna fullgöra sina skyldigheter inom arbetsrätten. I den rådande situationen där personuppgifter om anställda, både om deras hälsa och andra slag av personuppgifter, kan komma att behandlas bör arbetsgivare beakta följande:

  • Bedöm regelbundet huruvida behandlingen av en personuppgift är en nödvändig och proportionerlig åtgärd för att kunna fullgöra skyldigheter inom arbetsrätten.
  • Uppgifter om att någon är smittad av Coronavirus räknas som en personuppgift om hälsa (känslig personuppgift). Om en anställd har insjuknat bör det övervägas att enbart informera om att en person på arbetsplatsen har insjuknat, dvs. utan att namnge individen som insjuknat, och att övriga ska vara vaksamma på eventuella symptom. Det kan även finnas skäl att informera anställda som varit i närheten av personen som insjuknat, men ska i så fall endast ske till de personer som behöver ta del av informationen, exempelvis särskilt utsatta personer. Glöm inte att informera och samråda med den insjuknade innan informationsspridningen sker.
  • Uppgifter om att en anställd har återvänt från resa eller är satt i karantän, utan att information om orsaken anges, anses inte som en personuppgift om hälsa.
  • Om utomstående vill kontakta anställda som är smittade och i karantän bör i princip svaret vara att den anställda är frånvarande eller inte tillgänglig.
  • Det är viktigt att vara transparent gentemot de anställda om vilka personuppgifter ni behandlar och sträva efter att minimera personuppgiftsbehandlingen samt informera om den anställdes rättigheter, så som bland annat rätt till information och registerutdrag. Dessa rättigheter omfattar även hälsouppgifter.

9. Risk för diskriminering
I media har rapporterats att personer från särskilt drabbade områden kan ha blivit utsatta för rasistiska eller främlingsfientliga beteenden. Diskrimineringslagen innehåller ett antal regler som syftar till att motverka diskriminering eller trakasserier av arbetstagare och är således av vikt för arbetsgivare att beakta. Arbetsgivare ansvarar bl.a. för att arbeta förebyggande samt att utreda och åtgärda detta. Det innebär att arbetsgivare bör vara vaksam på eventuella tecken på diskriminerande beteenden där ett sätt att förebygga detta är att ha tydliga riktlinjer på plats i syfte att stävja riskerna för detta.

10. Kollektivavtal
Många företag omfattas av kollektivavtal som kan innehålla olika bestämmelser att förhålla sig till och som kan skilja sig åt mellan olika kategorier av anställda vid en och samma arbetsplats. Kollektivavtalen kan skilja sig åt på områden och t.ex. innehålla särskilda regleringar om arbetsgivares förhandlingsplikt, ansvar att betala tilläggsersättning på sjuklön och även innehålla särskilda ersättningsregler i förhållande till beviljad smittbärarpenning. För en arbetsgivare innebär detta att det är viktigt att:

  • gå igenom gällande kollektivavtal; och
  • kontakta det arbetsgivarförbund och/eller fackförbund som företaget är avtalsbundet med för att föra principiella diskussioner över hur kollektivavtalets regler ska tillämpas under rådande situation.

11. Hur påverkar lagen om medbestämmande mig som arbetsgivare?
Lagen om medbestämmande i arbetslivet innehåller regler om bl.a. arbetstagarnas rätt till medinflytande genom sina fackliga organisationer. För arbetsgivare med kollektivavtal finns det några områden som särskilt bör uppmärksammas i den uppkomna situationen:

  • En arbetsgivare har en skyldighet att genomföra förhandlingar med lokal facklig organisation innan beslut fattas om viktigare förändringar av organisationen eller av de anställdas anställningsvillkor.
  • En arbetsgivare som vill fatta beslut om att hyra in personal ska begära förhandling.

Arbetsgivare som inte är bundna av kollektivavtal måste också förhålla sig till den förhandlingsplikt som föreligger inför uppsägningar på grund av arbetsbrist.

12. Vad innebär korttidsarbete (tidigare benämnt korttidspermittering)?
Korttidsarbete innebär i korthet att arbetsgivare kan minska anställdas arbetstid och få stöd från staten för att minska sina lönekostnader med upp till hälften (observera att det finns ett lönetak per anställd). Arbetstagaren kan gå ned i arbetstid och ändå få ut över 90 procent av lönen. Stödet kan sökas för tre fasta nivåer för arbetstidsminskning: 20, 40 eller 60 procent som innebär minskade kostnader med 19, 36 respektive 53 procent för arbetsgivaren för de olika nivåerna. Dessutom kan arbetsgivare ansöka om stöd för upp till 80 procent av arbetstiden för maj, juni och juli 2020. Ansökan om att erhålla stöd för korttidspermittering är öppen hela året.

Om du som arbetsgivare överväger att ansöka om korttidsarbete bör följande beaktas:

  • Tillväxtverket är den myndighet som tar emot och bedömer ansökningarna.
  • Arbetsgivaren måste bland annat visa på ekonomiska svårigheter som är tillfälliga och allvarliga och som har orsakats av förhållanden utanför arbetsgivarens kontroll samt att arbetsgivaren även redan vidtagit andra åtgärder, t.ex. uppsägning av personal som inte är tillsvidareanställd och inte verksamhetskritisk.
  • För arbetsplatser som har kollektivavtal gäller att stöd för korttidspermittering ska föreligga genom tecknandet av centrala och/eller lokala kollektivavtal.
  • Om kollektivavtal inte finns på arbetsplatsen krävs bland annat att 70 procent av personalen går med på att gå ner i tid genom individuella avtal.
  • De arbetstagare som omfattas ska ha varit anställda under en jämförelsemånad som infaller tre månader före den månad då Tillväxtverket beslutat om godkännande, arbetsgivaren ska ha varit skyldig att betala arbetsgivaravgifter under stödmånaden samt att arbetstagaren inte tillhör arbetsgivarens familj. Avseende det sistnämnda kriteriet gör dock Tillväxtverket en tolkning att de enda arbetsgivare som kan anses ha en familj är enskilda näringsidkare eftersom endast dessa är fysiska personer. Det är en extensiv tolkning i ljuset av syftet med det nya systemet för korttidsarbete och den exceptionella situation som nu råder. Tolkningen innebär att även anställda ägare och anställda som tillhör dennes familj kan omfattas, med undantag för företagsformen enskild firma. (En enskild firmas eventuella andra anställda kan dock fortfarande omfattas).
  • Arbetsgivaren ska betala hela den överenskomna lönen under stödperioden (vilket innebär att betalning i förskott sker även för den del som staten senare ska betala ut).
  • Reglerna för korttidsarbete har ett lönetak på 44 000 kronor.

13. Vad innebär beslutet om tillfälligt sänkta socialavgifter?
Regeringen har fattat ett antal beslut för att minska företagens kostnader. Ett av dessa handlar om en tidsbegränsad nedsättning av socialavgifterna. Det innebär i korthet:

  • En nedsättning av arbetsgivaravgifterna och en motsvarande lättnad till enskilda näringsidkare avseende egenavgifterna mellan 1 mars och 30 juni 2020.
  • Företagen betalar således endast ålderspensionsavgift på ersättning som ges ut under perioden. Nedsättningen gäller för upp till 30 anställda per företag och upp till en lönesumma om 25 000 kronor per anställd och månad. Arbetsgivaren får därmed en lättnad om maximalt 5 300 kr per anställd och månad, vilket underlättar för företag som drabbats av ett plötsligt inkomstbortfall samtidigt som lönekostnader finns kvar.
  • För enskilda näringsidkare och fysiska personer som är delägare i handelsbolag innebär förslaget att ingen annan avgift än ålderspensionsavgiften ska betalas på den del av avgiftsunderlaget som uppgår till högst 100 000 kronor under 2020.
  • De nya reglerna är tillfälliga och träder i kraft den 6 april 2020.

14. Avslutande reflektioner
Människor spenderar en avsevärd tid av sitt liv på sin arbetsplats och arbetsgivarens kommunikation påverkar deras upplevelse av situationen. Det finns därför ett stort värde i att en arbetsgivare är tydlig och transparent i sin kommunikation till anställda för att visa sin omtanke samt att fatta beslut på ett avvägt och omsorgsfullt sätt.

Dessutom bör framhävas att Coronavirusets framfart är en pågående händelse och bestämmelser kan komma att förändras på grund av bl.a. myndighets-, regerings-, eller riksdagsbeslut. Det är därför av vikt att hålla sig kontinuerligt informerad.

För vidare information och vägledning är ni som arbetsgivare välkomna att kontakta Wistrand Advokatbyrå.