Nyheter 18 mars 2020

Checklista för arbetsgivare med anledning av coronautbrottet

Coronavirusets påverkan är alltjämt påtaglig på många plan för svenska företag, inte minst på det arbetsrättsliga. Det arbetsrättsliga området är komplicerat och kan vara svårt att överblicka i en pågående och föränderlig situation som vi befinner oss i.

Denna artikel är uppdaterad den 4 februari 2021

Vi har utifrån ett arbetsrättsligt perspektiv sammanställt viktig information från bland annat Datainspektionen, Arbetsgivarverke, Arbetsmiljöverket och Regeringskansliet för arbetsgivare att ta stöd av för att navigera i de olika frågeställningarna, av både juridisk och icke juridisk natur, som kan uppkomma.

Eftersom nya förslag till åtgärder förväntas presenteras av bland annat regering och myndigheter löpande ska denna checklista betraktas som en ögonblicksbild vid tidpunkten för uppdatering.

1. Vilka övergripande åtgärder bör arbetsgivare vidta?
Coronavirusets utgör en pågående och föränderlig händelse. Arbetsgivare bör därför skapa en uthållig struktur för kontinuerlig planering och omvärldsbevakning i syfte att snabbt kunna vidta åtgärder – såväl för höjd beredskap och nedtrappning av sådan. Dessa åtgärder kan innefatta att:

  • avdela en arbetsgrupp (exempelvis med representanter från HR, skyddsombud m.fl.) för att bevaka händelseutvecklingen i syfte att föreslå väl avvägda åtgärder till företagsledningen;
  • skapa ramar för hur information från myndigheter och företagsledningen ska kommuniceras till anställda;
  • ta fram och presentera riktlinjer för hur specifika frågor kopplat till Coronaviruset hanteras inom företaget och eventuella avsteg från normala rutiner (exempelvis vid hemarbete);
  • minimera påverkan av frånvaro från arbetet och ta fram en konsekvent handlingsplan för hur frånvaro hanteras; och
  • skapa en ledningsplan för att säkerställa kontinuitet i verksamheten om utbrottet skulle förvärras.

2. Vilka skyldigheter har jag som arbetsgivare och hur skyddar jag mina anställda?
Arbetsgivare har ett ansvar för arbetstagarens hälsa och säkerhet. Det gäller även vid arbete som utförs från arbetstagarens hem.

Av särskild betydelse för arbetsgivares allmänna arbetsmiljöansvar är Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete vilket omfattar att bedöma riskerna för ohälsa i sin verksamhet.

Vid riskbedömningen ska bl.a. nedan beaktas:

  • De grundläggande reglerna på arbetsmiljöområdet gäller oavsett var arbetet utförs, vilket innebär att arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön även när arbetet utförs i hemmet. För att få till en hälsosam arbetssituation i hemmet krävs därför ett gott samarbete och en regelbunden dialog mellan chef och medarbetare. I en situation där man som arbetsgivare har många medarbetare som arbetar hemifrån gäller det att ha koll på sina arbetsmiljörutiner. Inte minst det systematiska arbetsmiljöarbetet, där bland annat undersökningar, riskbedömningar, åtgärder och handlingsplaner är centrala begrepp. Samtidigt som det formella ansvaret för arbetsmiljön är oförändrat, säger arbetsmiljölagen att arbetsgivaren och de anställda ska samarbeta för att skapa en god arbetsmiljö. Samarbetet blir extra viktigt när arbetstagaren arbetar hemma eftersom arbetsgivares möjlighet att se, hantera och åtgärda arbetsmiljöproblem kan vara begränsat. Det bör noteras att arbetstagaren har en skyldighet att delta i arbetsmiljöarbetet genom att uppmärksamma risker i arbetsmiljön och rapportera dem till din arbetsgivare. Detta innebär att om arbetstagaren upplever att något inte fungerar ska arbetstagaren meddela det till sin chef eller arbetsplatsens skyddsombud.
  • Det är extra viktigt att arbetsgivaren löpande bedömer riskerna för smittspridning och ohälsa på arbetet under den pågående coronapandemin. Arbetsgivaren ska utföra en riskbedömning utifrån den verksamhet som bedrivs. Riskbedömningen bör mynna ut i åtgärder för hur företaget hanterar oron för smittspridning och åtgärder för att undvika att någon smittas i arbetet. I verksamheter där risk för smitta finns kan arbetssätt och rutiner behöva ändras. Det är även viktigt att se över behoven av personlig skyddsutrustning.
  • I arbetsmiljöansvaret ingår även att ombesörja lämplig hantering av arbetstagare som enligt myndighetsanvisningar faller inom ramen för särskilda riskgrupper, exempelvis personer med nedsatt immunförsvar, gravida, etc.
  • Det är också viktigt att involvera skyddsombud på arbetsplatsen i arbetet; och att informera alla arbetstagare om vad som gäller på arbetsplatsen.

3. Hur hanterar vi anställda som varit eller ska åka utomlands?
Vissa företag kan ställas inför situationer där anställda blir förhindrade att närvara på arbetsplatsen. Dessa situationer kan uppkomma av en mängd olika skäl som reserestriktioner, karantän, eller självkarantän kopplat till olika myndighetsföreskrifter.

Arbetsgivare bör beakta följande:

  • En arbetsgivare har en ensidig rätt att besluta om att personer som har varit i riskområden, eller har exponerats mot smitta på annat sätt, stannar hemma (lön ska som utgångspunkt betalas vid sådana situationer). Det bör föras en dialog med anställda som har återvänt från riskområden som myndigheterna anser bör följas av självkarantän efter besök i. Arbetsgivare och arbetstagare bör försöka komma överens om att arbetet under den tiden då ska utföras på distans. Upprätthåll en tydlig kommunikation kring förväntningar på anställda.
  • Som utgångspunkt ska anställda erhålla lön om du som arbetsgivare fattar beslut om att anställda ska arbeta hemifrån efter hemkomst. Om det inte är möjligt för anställda att utföra arbete på distans, bör arbetsgivare ta ett beslut för hur lön ska betalas, vilket tillämpas konsekvent inom företaget.
  • Vid beslut om hemarbete och förändringar i lön, sysselsättningsgrad eller omorganisering för att möta frånvaron, kan en förhandlingsskyldighet med fackförbund i enlighet med lagen om medbestämmande i arbetslivet och kollektivavtal föreligga före det att beslut fattas (läs mer nedan).
  • Beakta att förändringar i lön kan få negativa effekter så som att anställda undviker att berätta att de varit i riskområden eller blivit exponerade för smitta på annat sätt eller av ekonomiska skäl känner sig tvingade att komma till arbetsplatsen trots symptom.
  • Den 14 mars 2020 gick UD ut med en avrådan från icke-nödvändiga resor till alla länder. Denna avrådan förlängdes den 26 januari 2021 för alla icke-nödvändiga resor till samtliga länder utanför EU/EES/Schengenområdet. Förlängningen gäller till och med den 15 april 2021. Snabba beslut om ändringar kan dock fattas. Avrådan för länder i Europa kan återinföras om läget förvärras avsevärt. Arbetsgivare bör därför hålla sig kontinuerligt uppdaterad gällande UD:s rekommendationer, exempelvis via UD:s hemsida vilken nås här.

4. Ska vi begränsa affärsresor?
Affärsresor är en naturlig del av företagande. I det läge som råder nu är sannolikt många affärsresor inställda. När situationen väl förbättras kan tidigare planerade resor åter aktualiseras. En arbetsgivare bör:

  • följa myndighetsanvisningar i berörda länder och avstå affärsresor till de länder för vilka exempelvis UD avråder från icke-nödvändiga resor. Som tidigare har nämnts har en arbetsgivare ett ansvar att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och att inte utsätta anställda för risker;
  • beakta att anställda kan uppleva en oro från att företa resor även till områden som inte inkluderas i UD:s, eller andra lokala myndigheters, avrådan. Här bör arbetsgivaren föra en dialog med anställda huruvida det är lämpligt att genomföra resan eller inte; samt
  • överväga att fortsätta genomföra digitala möten i den utsträckning det är möjligt.

5. Var ska arbetet utföras?
Folkhälsomyndighetens nuvarande rekommendation är att så många som möjligt arbetar hemifrån, vilket arbetsgivare bör ta hänsyn till i så stor utsträckning som möjligt. För vissa yrkesgrupper och anställda kan det dock finnas begränsade möjligheter till att arbeta hemifrån samtidigt som det kan inträffa att anställda inte vill infinna sig på arbetsplatsen på grund av oro för att smittas. I dessa lägen bör arbetsgivare beakta att:

  • försöka anpassa de anställdas arbetstider så att dessa kan undvika trängsel i kollektivtrafiken och på arbetsplatsen, om hemarbete inte är möjligt,
  • föra en dialog med de anställda och informera dessa om vilka åtgärder för förebyggande av smittspridning som vidtagits på arbetsplatsen och eventuellt vidta ytterligare åtgärder. Därutöver kan det finnas skäl att hantera vissa anställda som befinner sig i en utpekad riskgrupp mer tillmötesgående,
  • arbetsgivaren avgör ytterst om och när hemarbete kan tillåtas och vilka justeringar i arbetstid som kan göras. Det föreligger således inte någon rätt för anställda att arbeta hemifrån eller att inte infinna sig för arbete på grund av oro för att smittas. Det kan till och med vara så att det under vissa omständigheter utgör arbetsvägran och grund för avskedande att vägra komma till jobbet; och
  • det under alla förutsättningar är till allas fördel med tydlighet. Om det inte går att arbeta hemifrån ska den anställde i denna situation få besked.

6. Vad gör vi om anställda blir sjuka i Covid-19?
Företag bör ta fram en handlingsplan för om anställda eller någon anhörig insjuknar i Covid-19. Dessa bör inbegripa:

  • hur arbetsplatsen informeras om fallet. Eftersom information om en persons hälsa utgör en känslig personuppgift ska hänsyn tas till den enskildes integritet (läs mer under punkten GDPR nedan);
  • en plan för hur kontakten med den insjuknade ska ske bör skapas; och
  • en plan för hur den insjuknades arbetsplats eventuellt ska dekontamineras.

7. Vad gäller för ersättning vid frånvaro?
Olika situationer kan uppstå som föranleder en anställds frånvaro från arbetet. I kollektivavtal, vilket beskrivs utförligare nedan, kan särskilda bestämmelser finnas. Här följer bestämmelser som arbetsgivare bör känna till utan beaktande av kollektivavtalsreglering, nämligen:

  • att i fall där en anställd, utan att arbetsförmågan är nedsatt, måste avhålla sig från arbete på grund av att denne befaras bära på en smittsam sjukdom kan uppbära smittbärarpenning från Försäkringskassan. För att erhålla smittbärarpenning krävs att en läkare har beslutat att en anställd inte får arbeta om denne är, eller kan befaras vara, smittad av en samhällsfarlig sjukdom, dit Coronaviruset räknas. Smittbärarpenning ges utan karensdag och hanteras direkt av Försäkringskassan och arbetsgivaren är inte skyldig att betala någon ersättning (med reservation för eventuell reglering i kollektivavtal). Smittbärarpenning kan även erhållas för den som bor tillsammans med någon som testat positivt för covid-19;
  • att den som har nedsatt arbetsförmåga på grund av en smittsam sjukdom, t.ex. Corona, har rätt till sjuklön från arbetsgivaren enligt lagen om sjuklön eller sjukpenning från sjukpenningförsäkringen, dvs. på samma sätt som när en anställd är sjuk i ”vanliga” fall. För arbetsgivare som inte har kollektivavtal innebär det t.ex. att dessa ska betala sjuklön för de 14 första dagarna och sedan tar Försäkringskassan över (efter ansökan om sjukpenning). Här ska nämnas att regeringen har beslutat om att staten tillfälligt tar hela kostnaden för alla sjuklönekostnader under april, maj, juni och juli. Arbetsgivaren ska betala ut sjuklön till sina anställda som vanligt, varpå Försäkringskassan i sin tur ersätter arbetsgivaren.
  • att karensavdraget för den första sjukdagen numera är slopad sedan den 11 mars till och med den 28 februari 2021; och
  • att arbetsgivaren för närvarande är skyldig att utge sjuklön till den anställde de första fjorton dagarna som vanligt, samt göra ett karensavdrag. För närvarande gäller ett undantag från kravet på läkarintyg från och med dag 8. Arbetsgivaren kan därmed betala ut sjuklön dag 2-15 utan att behöva administrera ett läkarintyg. När den anställde ansöker om sjukpenning behöver denne nu lämna ett läkarintyg till Försäkringskassan först efter dag 21. Detta undantag gäller den som sjukanmält sig efter 13 mars. Undantaget är förlängt fram till den 31 mars 2021.

8. Vad ska beaktas i förhållande till bestämmelser som följer av GDPR?
All behandling av personuppgifter ska följa de grundläggande principerna och vara förankrade i en rättslig grund, i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Uppgifter om en persons hälsotillstånd utgör en känslig personuppgift, vars behandling som utgångspunkt är förbjuden. Emellertid får arbetsgivare enligt dataskyddsregelverket behandla uppgifter om en anställds hälsa när det är nödvändigt för att arbetsgivaren ska kunna fullgöra sina skyldigheter inom arbetsrätten. I den rådande situationen där personuppgifter om anställda, både om deras hälsa och andra slag av personuppgifter, kan komma att behandlas bör arbetsgivare beakta följande:

  • Bedöm regelbundet huruvida behandlingen av en personuppgift är en nödvändig och proportionerlig åtgärd för att kunna fullgöra skyldigheter inom arbetsrätten.
  • Uppgifter om att någon är smittad av Coronavirus räknas som en personuppgift om hälsa (känslig personuppgift). Om en anställd har insjuknat bör det övervägas att enbart informera om att en person på arbetsplatsen har insjuknat, dvs. utan att namnge individen som insjuknat, och att övriga ska vara vaksamma på eventuella symptom. Det kan även finnas skäl att informera anställda som varit i närheten av personen som insjuknat, men ska i så fall endast ske till de personer som behöver ta del av informationen, exempelvis särskilt utsatta personer. Glöm inte att informera och samråda med den insjuknade innan informationsspridningen sker.
  • Uppgifter om att en anställd har återvänt från resa eller är satt i karantän, utan att information om orsaken anges, anses inte som en personuppgift om hälsa.
  • Om utomstående vill kontakta anställda som är smittade och i karantän bör i princip svaret vara att den anställda är frånvarande eller inte tillgänglig.
  • Det är viktigt att vara transparent gentemot de anställda om vilka personuppgifter ni behandlar och sträva efter att minimera personuppgiftsbehandlingen samt informera om den anställdes rättigheter, så som bland annat rätt till information och registerutdrag. Dessa rättigheter omfattar även hälsouppgifter.

9. Risk för diskriminering
Diskrimineringslagen innehåller ett antal regler som syftar till att motverka diskriminering eller trakasserier av arbetstagare och är således av vikt för arbetsgivare att beakta. Arbetsgivare ansvarar bl.a. för att arbeta förebyggande samt att utreda och åtgärda detta. Det innebär att arbetsgivare bör vara vaksam på eventuella tecken på diskriminerande beteenden där ett sätt att förebygga detta är att ha tydliga riktlinjer på plats i syfte att stävja riskerna för detta.

10. Kollektivavtal
Många företag omfattas av kollektivavtal som kan innehålla olika bestämmelser att förhålla sig till och som kan skilja sig åt mellan olika kategorier av anställda vid en och samma arbetsplats. Kollektivavtalen kan skilja sig åt på områden och t.ex. innehålla särskilda regleringar om arbetsgivares förhandlingsplikt, ansvar att betala tilläggsersättning på sjuklön och även innehålla särskilda ersättningsregler i förhållande till beviljad smittbärarpenning. För en arbetsgivare innebär detta att det är viktigt att:

  • gå igenom gällande kollektivavtal; och
  • kontakta det arbetsgivarförbund och/eller fackförbund som företaget är avtalsbundet med för att föra principiella diskussioner över hur kollektivavtalets regler ska tillämpas under rådande situation.

11. Hur påverkar lagen om medbestämmande mig som arbetsgivare?
Lagen om medbestämmande i arbetslivet innehåller regler om bl.a. arbetstagarnas rätt till medinflytande genom sina fackliga organisationer. För arbetsgivare med kollektivavtal finns det några områden som särskilt bör uppmärksammas i den uppkomna situationen:

  • En arbetsgivare har en skyldighet att genomföra förhandlingar med lokal facklig organisation innan beslut fattas om viktigare förändringar av organisationen eller av de anställdas anställningsvillkor.
  • En arbetsgivare som vill fatta beslut om att hyra in personal ska begära förhandling.

Arbetsgivare som inte är bundna av kollektivavtal måste också förhålla sig till den förhandlingsplikt som föreligger inför uppsägningar på grund av arbetsbrist.

12. Vad innebär korttidsarbete (tidigare benämnt korttidspermittering)?
Korttidsarbete innebär i korthet att arbetsgivare kan minska anställdas arbetstid och få stöd från staten för att minska sina lönekostnader med upp till 72 % (observera att det finns ett lönetak per anställd). Arbetstagaren kan gå ned i arbetstid och ändå få ut över 90 procent av lönen. Stödet kan sökas för tre fasta nivåer för arbetstidsminskning: 20, 40 eller 60 procent som innebär minskade kostnader med 19, 36 respektive 53 procent för arbetsgivaren för de olika nivåerna. Dessutom kan arbetsgivare erhålla stöd för upp till 80 procent av arbetstiden fram till utgången av mars 2021. Därefter ändras den högsta permitteringsgraden till 60 procent för månaderna april – juni. En ytterligare förändring i permitteringsstödet som träder ikraft i månadsskiftet mars/april är att staten därefter sänker subventionsgraden från 75 procent till 50 procent. Ansökan om att erhålla stöd för korttidsarbete behöver inte göras före det att permitteringen inleds utan kan göras i efterhand.

Om du som arbetsgivare överväger att ansöka om korttidsarbete bör följande beaktas:

  • Tillväxtverket är den myndighet som tar emot och bedömer ansökningarna.
  • Arbetsgivaren måste bland annat visa på ekonomiska svårigheter som är tillfälliga och allvarliga och som har orsakats av förhållanden utanför arbetsgivarens kontroll samt att arbetsgivaren även redan vidtagit andra åtgärder, t.ex. uppsägning av personal som inte är tillsvidareanställd och inte verksamhetskritisk.
  • För arbetsplatser som har kollektivavtal gäller att stöd för korttidspermittering ska föreligga genom tecknandet av centrala och/eller lokala kollektivavtal.
  • Om kollektivavtal inte finns på arbetsplatsen krävs bland annat att 70 procent av personalen går med på att gå ner i tid genom individuella avtal. Att nu särskilt tänka på är att ett sådant avtal inte får sträcka sig över månadsskiftet mars/april eftersom förutsättningarna för stödet då förändras. Istället behöver arbetsgivaren träffa ett avtal med den anställda fram till den 31 mars 2021 och ett nytt som löper från den 1 april 2021.
  • De arbetstagare som omfattas ska ha varit anställda under en jämförelsemånad som infaller tre månader före den månad då Tillväxtverket beslutat om godkännande, arbetsgivaren ska ha varit skyldig att betala arbetsgivaravgifter under stödmånaden samt att arbetstagaren inte tillhör arbetsgivarens familj. Avseende det sistnämnda kriteriet gör dock Tillväxtverket en tolkning att de enda arbetsgivare som kan anses ha en familj är enskilda näringsidkare eftersom endast dessa är fysiska personer. Det är en extensiv tolkning i ljuset av syftet med det nya systemet för korttidsarbete och den exceptionella situation som nu råder. Tolkningen innebär att även anställda ägare och anställda som tillhör dennes familj kan omfattas, med undantag för företagsformen enskild firma. (En enskild firmas eventuella andra anställda kan dock fortfarande omfattas).
  • Arbetsgivaren ska betala hela den överenskomna lönen under stödperioden (vilket innebär att betalning i förskott sker även för den del som staten senare ska betala ut).
  • Reglerna för korttidsarbete har ett lönetak på 44 000 kronor.
  • Karenstiden för att söka permitteringstid en andra gång har tillfälligt tagits bort. Detta innebär att en arbetsgivare som tidigare sökt och erhållit stöd nu kan söka och erhålla stöd för en andra period.

13. Tillfälligt sänkta arbetsgivar- och egenavgifter
Regeringen införde under våren 2020 regler om tillfälligt nedsatta socialavgifter för företag. Nedsättningen gällde mellan den 6 april – 30 juni 2020 och innebar att arbetsgivaren inte behövde betala några socialavgifter förutom ålderspensionsavgift för upp till 30 av sina anställda. De tillfälliga reglerna löpte ut den 30 juni 2020. Regeringen har därefter introducerat följande förändringar avseende arbetsgivar- och egenavgifter:

  • Sänkt arbetsgivar- och egenavgifter för unga, vilket omfattar personer som vid årets ingång har fyllt 18 år men inte 23 år. Sänkningen gäller från och med den 1 januari 2021 till den 31 mars 2023 och innebär att arbetsgivaravgifterna kommer att vara sänkta till en nivå på 19,73 procent. Sänkningen gäller för den del av lönen som uppgår till högst 25 000 kr per kalendermånad.
  • Tillfällig nedsättning av arbetsgivaravgifter för upp till två anställda införs. Detta innebär att den sänkning av arbetsgivaravgifter som funnits sedan tidigare och omfattat den först anställda i ett företag tillfälligt utvidgas. Företag med en anställd och som väljer att anställa ytterligare en person ges rätt till nedsättningen. Nedsättningen ska gälla för anställningar som påbörjas mellan den 1 juli 2021 och den 31 december 2022 och gäller för den del av ersättningen som inte överstiger 25 000 kr per månad. Nedsättningen påverkar arbetsgivaravgifterna, vilket innebär att bara arbetsålderspensionsavgift ska betalas.

14. Avslutande reflektioner
Människor spenderar en avsevärd tid av sitt liv på sin arbetsplats och arbetsgivarens kommunikation påverkar deras upplevelse av situationen. Det finns därför ett stort värde i att arbetsgivare är tydliga och transparenta i sin kommunikation till anställda för att visa sin omtanke samt för att fatta beslut på ett avvägt och omsorgsfullt sätt.

Pandemin är en pågående händelse och bestämmelser kan snabbt komma att förändras på grund av bl.a. myndighets-, regerings-, eller riksdagsbeslut. Det är därför av vikt att hålla sig kontinuerligt informerad.

För vidare information och vägledning är ni som arbetsgivare välkomna att kontakta Wistrand Advokatbyrå.