Nyheter 18 april 2018

Elektroniska underskrifter – när fungerar det och vad bör man tänka på?

Användandet av elektroniska underskrifter blir allt mer utbrett, men när fungerar det och vad bör man egentligen tänka på?

En elektronisk underskrift består av uppgifter i elektronisk form som används för att kontrollera att innehållet i en elektronisk handling kommer från den som undertecknat handlingen. Ur legal synvinkel skiljer man på avancerade elektroniska underskrifter och kvalificerade elektroniska underskrifter. Vilken typ av elektronisk underskrift det handlar om i varje enskilt fall beror på hur den har tagits fram. Elektroniska underskrifter som framställs med hjälp av BankID eller annan form av e-legitimation utgör normalt sett avancerade elektroniska underskrifter och kvalificerade elektroniska underskrifter är i dagsläget inte speciellt vanliga i Sverige.

Hur framställs en elektronisk underskrift?
En avancerad elektronisk underskrift kräver en tillhandahållare av en s.k. betrodd tjänst (dvs. en aktör som tillhandahåller en tjänst för elektronisk underskrift av dokument) och i dagsläget sker autentisering med hjälp av e-legitimation. Om autentisering sker endast genom att undertecknande part erhåller en kod via e-post eller sms uppkommer som utgångspunkt ingen avancerad elektronisk underskrift. Kraven för framställande av kvalificerade elektroniska underskrifter motsvarar i stora delar vad som gäller för avancerade elektroniska underskrifter men med högre krav på tillhandahållaren av den betrodda tjänsten.

När kan elektroniska underskrifter användas?
Elektronisk underskrift har samma rättsliga status som en handskriven underskrift och således kan ersätta en handskriven underskrift. Undantaget är dock om lag eller annan föreskrift anger att ett dokument eller avtal ska vara egenhändigt undertecknat eller liknande. I sådana fall gäller föreskrivet formkrav. Typexemplet på avtal som kräver särskild form är fastighetsöverlåtelseavtal. De flesta dokument och avtal går dock alldeles utmärkt att underteckna elektroniskt. Många känner exempelvis inte till att det finns en uttrycklig bestämmelse i aktiebolagslagen som möjliggör signering av bland annat styrelse- och stämmoprotokoll med avancerad elektronisk underskrift, vilket kan förenkla administrationen avsevärt om underskrivande parter befinner sig på olika platser.

Vad bör man tänka på vid användande av elektroniska underskrifter?
Vid vanlig egenhändig underskrift består själva autentiseringsmomentet av undertecknande parts unika namnteckning. När det gäller avancerad elektronisk underskrift består autentiseringsmomentet (åtminstone i dagsläget) av att undertecknande part identifierar sig med hjälp av e-legitimation. Själva namnteckningsmomentet är således överflödigt i det senare fallet.

Vid val av betrodd tjänst bör övervägas hur underskriften/dokumentet bevaras och kan kontrolleras i efterhand. Det är även klokt att höra sig för vilka lösningar tjänsteleverantören har om dennes verksamhet skulle upphöra.

Generellt finns anledning att vara försiktig om autentisering skett endast genom att undertecknande part erhållit en kod via e-post/sms eller liknande. Detta är en svag form av autentisering och underskriften som tillskapas kan inte erkännas som en avancerad elektronisk underskrift.

Som undertecknande part bör man även vara noga med att det tydligt framgår huruvida man undertecknar såsom privatperson eller såsom företrädare för juridisk person. Det bör även tydligt framgå vilka delar av dokumentet/avtalet som man undertecknar.

Henrik Saalman, advokat
D: +46 31 771 21 62
M: +46 768 67 44 16
E: henrik.saalman@wistrand.se